Privacybeleid

Inleiding

Sinds mei 2018 is de Algemene Verordening Gegevensbescherming (hierna de ‘AVG’) van toepassing verklaard. De AVG stelt de regels voor de verwerking van persoonsgegevens door particuliere bedrijven en overheidsinstanties in de hele Europese unie.

In dit privacybeleid zijn de vereisten uit de AVG verwerkt en wordt uitgelegd hoe Psychologen Amsterdam B.V. omgaat met verwerkingen van persoonsgegevens. Deze informatievoorziening heeft betrekking op verwerkingen van persoonsgegevens welke te maken hebben met een aantal bedrijfsprocessen van Psychologen Amsterdam B.V. en op verwerkingen van persoonsgegevens via de website www.amsterdam-psycholoog.nl.

Informatie over Psychologen Amsterdam en contactmogelijkheden

Psychologen Amsterdam B.V. is ingeschreven onder inschrijvingsnummer 73229148 in het handelsregister van de Kamer van Koophandel.

Psychologen Amsterdam B.V. wordt hierna aangeduid als: ‘Psychologen Amsterdam’.

Binnen Psychologen Amsterdam is de bestuurder, mevrouw Anouk Taytelbaum, verantwoordelijk voor de portefeuille ‘persoonsgegevens’.

Voor vragen over het privacybeleid is Psychologen Amsterdam telefonisch bereikbaar op telefoonnummer +31 (0)20-244 48 72. Op de website, www.amsterdam-psycholoog.nl, vind je ook een contactformulier. Ook langs deze weg kun je contact opnemen met Psychologen Amsterdam.

Gegevensbeschermingsbeleid

Medewerkers van Psychologen Amsterdam zijn gebonden aan een (intern) gegevensbeschermingsbeleid. Daarin wordt uitleg gegeven over de AVG en over zorg specifieke regelgeving op het gebied van privacy (zoals de Wet aanvullende bepalingen verwerking persoonsgegevens in de zorg).

Op basis van het gegevensbeschermingsbeleid gelden een aantal specifieke instructies voor medewerkers. Zo is het medewerkers alleen toegestaan om persoonsgegevens te verwerken als dat nodig is voor de uitvoering van een opgedragen taak. Daarnaast wisselen medewerkers alleen informatie van een cliënt onderling uit als dit strikt noodzakelijk is voor de behandeling van de cliënt. Ook zijn zij natuurlijk gebonden aan een strikte geheimhouding. Indien gewenst, kan Psychologen Amsterdam vanzelfsprekend meer informatie verschaffen over het binnen Psychologen Amsterdam geldende gegevensbeschermingsbeleid.

Aanmeldingen cliënt bij de instelling en invoer in de cliëntenadministratie

Aanmelding kan plaatsvinden via Zorgdomein, (beveiligde) email, telefonisch of schriftelijk. Alle aanmeldingen verlopen via het secretariaat van Psychologen Amsterdam.

Na de aanmelding worden jouw persoonsgegevens ingevoerd in de cliëntenadministratie van Psychologen Amsterdam. Hierbij wordt gebruikt gemaakt van een intern elektronisch patiëntendossier (EPD). De in de cliëntenadministratie ingevoerde persoonsgegevens blijven in ieder geval het gehele behandeltraject (en ook daarna in verband met administratieverplichtingen) opgeslagen in de cliëntenadministratie van Psychologen Amsterdam. Het gaat hier om de volgende persoonsgegevens: naam, adres, postcode, woonplaats, telefoonnummer, BSN, geboortedatum.

Het BSN is verplicht nodig voor de facturatie en het BSN moet verplicht in de administratie worden bewaard. Dit is bepaald in de Wet aanvullende bepalingen verwerking persoonsgegevens in de zorg. Als je de facturen niet in kunt of wilt dienen bij een zorgverzekeraar, dan kun je dit kenbaar maken bij Psychologen Amsterdam. In dat geval is het namelijk niet nodig dat je BSN op de facturen wordt vermeld.

Deze persoonsgegevens worden maximaal 7 jaar bewaard. Dit op basis van de fiscale bewaarplicht van de Belastingdienst (waarover later meer).

De intake en het behandeltraject

Nadat je je hebt aangemeld bij Psychologen Amsterdam wordt er in overleg met jou een therapeut gekozen die past bij jouw wensen en klachten, bij wie je een uitgebreide intake doet.

De therapeut legt bij de start van de behandeling een cliëntendossier aan. Het cliëntendossier kan bestaan uit de persoonsgegevens en documenten welke opgenomen zijn in het ‘model cliëntdossier’ van de Nederlandse Federatie Gezondheidszorg. De volgende persoonsgegevens kunnen zich, als dat noodzakelijk is voor de behandeling, in het cliëntendossier bevinden: administratieve gegevens (hierover is in een eerder stadium in dit privacybeleid meer informatie gegeven), huisarts, zorgverzekeraar, opleidingsniveau, beroep, levensovertuiging, leefsituatie / gezinssamenstelling, interesses / hobby’s / sporten, informatie over of en door wie de cliënt is doorverwezen, somatische gegevens, medicijngebruik, psychiatrische of therapeutische voorgeschiedenis, probleemstelling, einddoel, informatie over aantal sessies inclusief datum en sessienummer, behandelverloop, huiswerkopdrachten, eventueel voorgeschreven therapeutische middelen, informatie over contacten met derden.

Overleg met derden vindt alleen plaats met jouw toestemming. Er kan gerapporteerd worden naar de huisarts of naar de verwijzer, alleen na jouw toestemming.

De persoonsgegevens worden maximaal 20 jaar bewaard. Dat is de wettelijke algemene bewaartermijn van een cliëntendossier.

Verhouding zorgverzekeraars

Psychologen Amsterdam heeft geen contracten met zorgverzekeraars. Op deze manier kan Psychologen Amsterdam geheel vrij van de zorgverzekeraar en in overleg met jou beslissen wat de beste zorg voor jou is. Anders, is de ervaring van Psychologen Amsterdam, wordt de behandeling voor een groot deel bepaald door de zorgverzekeraar. Bijkomend mogelijk risico is dat een behandeling door een gecontracteerde psycholoog ervoor kan zorgen dat een verzekeraar je, op basis van een gestelde diagnose, in de toekomst kan uitsluiten voor bepaalde verzekeringen.

Informatieverstrekking en Privacyverklaring

Op grond van de Regeling Geestelijke Gezondheidszorg en Forensische Zorg is Psychologen Amsterdam verplicht om gegevens van cliënten te registreren en aan te leveren aan de Nederlandse Zorgautoriteit (NZa).

Je kunt als cliënt op eigen initiatief bezwaar maken tegen het verstrekken van behandelinhoudelijke informatie aan de NZa. Om dit te realiseren dient zowel door de cliënt als door Psychologen Amsterdam een privacyverklaring te worden ondertekend conform het Format Privacyverklaring, zoals is voorgeschreven door de NZa. Bij een volledig ondertekende privacyverklaring hoeven op de factuur geen DSM-hoofdgroep en zorgvraagtype te worden vermeld.

De verplichting om behandelinhoudelijke gegevens in de eigen administratie te registreren blijft wel van toepassing. Psychologen Amsterdam is tevens verplicht de privacyverklaring in haar administratie te houden en op verzoek van de zorgverzekeraar beschikbaar te stellen.

Facturatie

Na iedere sessie ontvang je een factuur, waarna je de factuur kunt indienen bij je verzekeringsmaatschappij. De persoonsgegevens benodigd voor de facturatie worden maximaal 7 jaar bewaard op basis van de fiscale bewaarplicht (daarover wordt verderop in dit privacybeleid meer informatie gegeven).

Communicatie tussen behandelaar en cliënt

Voor de communicatie tussen behandelaar en cliënt adviseert Psychologen Amsterdam cliënten om gebruik te maken van de e-mail en chatfunctie binnen het cliëntenportaal, omdat dit een beveiligde omgeving is. Dit is vaak niet het geval als gebruik wordt gemaakt van chatfuncties, zoals bijvoorbeeld WhatsApp.

Andere verwerkingen van persoonsgegevens

Hiervoor is veel informatie gegeven over het behandeltraject. Hierna geeft Psychologen Amsterdam informatie over een aantal andere verwerkingen van persoonsgegevens welke binnen haar organisatie plaatsvinden.

Administratieve gegevens voor de Belastingdienst

Op basis van de fiscale bewaarplicht, moet Psychologen Amsterdam haar administratieve gegevens 7 jaar bewaren. Het is mogelijk dat op basis van deze bewaarplicht Psychologen Amsterdam persoonsgegevens moet bewaren. In dit geval is de verwerking noodzakelijk om te kunnen voldoen aan een wettelijke verplichting. Meer informatie over de fiscale bewaarplicht (en de gegevens die op basis daarvan bewaard moeten worden), vind je op de website van de belastingdienst.

Persoonsgegevens van sollicitanten

Psychologen Amsterdam kan persoonsgegevens ontvangen en opslaan van sollicitanten. Het kan hierbij gaan om diverse – al dan niet door de sollicitant zelf verstrekte – persoonsgegevens. Uitgangspunt is dat Psychologen Amsterdam enkel de persoonsgegevens verwerkt, welke noodzakelijk zijn voor het kunnen uitvoeren van de sollicitatieprocedure.

Deze gegevensverwerking is noodzakelijk voor de behartiging van het gerechtvaardigd belang van Psychologen Amsterdam en van de betreffende sollicitant. Dit belang bestaat uit het kunnen uitvoeren van een sollicitatieprocedure. De betreffende persoonsgegevens worden maximaal 4 weken na afronding van de sollicitatieprocedure bewaard. Op basis van aan de sollicitant gevraagde toestemming kunnen deze persoonsgegevens langer bewaard worden.

De persoonsgegevens worden in dat geval maximaal 1 jaar bewaard, tenzij expliciet een langere bewaartermijn met de sollicitant wordt afgesproken. Deze toestemming kan te allen tijde worden ingetrokken (de verwerkingen van vóór de intrekking blijven echter rechtsgeldig).

Agenda-afspraken

Psychologen Amsterdam bewaart de naam en het telefoonnummer van mensen waar medewerkers van Psychologen Amsterdam een zakelijke afspraak mee hebben gehad. Als het gaat om een afspraak met een cliënt, dan is deze verwerking noodzakelijk voor de uitvoering van de met Psychologen Amsterdam gesloten overeenkomst. Het gaat dan om persoonsgegevens die horen bij het cliëntendossier.

Als het gaat om een afspraak met een (contact)persoon waarmee Psychologen Amsterdam niet in een contractuele relatie staat (bijvoorbeeld een persoon die meer informatie wil of een sollicitant), dan is deze verwerking noodzakelijk voor de behartiging van het gerechtvaardigd belang van Psychologen Amsterdam. Dit is namelijk nodig in verband met de reguliere bedrijfsvoering van Psychologen Amsterdam (zo kan bijvoorbeeld een (dag)planning gemaakt worden). In dat geval worden de persoonsgegevens maximaal 7 jaar bewaard, gerekend vanaf het moment dat de betreffende afspraak heeft plaatsgevonden.

Let op dat je in dit kader te allen tijde gebruik kunt maken van je recht van bezwaar. Psychologen Amsterdam zal dan de persoonsgegevens verwijderen. Verwijdering zal alleen worden geweigerd als Psychologen Amsterdam dwingende gerechtvaardigde gronden heeft bij behoud van de persoonsgegevens die zwaarder wegen dan jouw belangen of als de persoonsgegevens verband houden met de instelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering.

Verkregen informatie via een digitaal contactformulier

Het is mogelijk dat je via een digitaal contactformulier op de website contact met Psychologen Amsterdam opneemt. Psychologen Amsterdam verwerkt de door jou verstrekte persoonsgegevens (in de meeste gevallen een naam, e-mailadres en telefoonnummer) voor de afhandeling van je vraag, klacht of andersoortige communicatie. Om contact op te kunnen nemen is het verplicht om een naam, e-mailadres en telefoonnummer in te vullen. Deze verwerking van persoonsgegevens is noodzakelijk voor de behartiging van het gerechtvaardigde belang van Psychologen Amsterdam en van jou. De persoonsgegevens worden als uitgangspunt maximaal 4 weken bewaard. De persoonsgegevens worden langer bewaard als dit nodig is voor de volledige beantwoording en afhandeling van de vraag, klacht of andersoortige communicatie. Daarna worden de persoonsgegevens verwijderd.

Cookies

Psychologen Amsterdam gebruikt verschillende cookies op haar website om je gebruikservaring te optimaliseren, het webgebruik te analyseren en voor persoonlijke advertentiedoeleinden.

Een cookie is een klein tekstbestand dat bij het eerste bezoek aan onze website wordt opgeslagen door de browser van je computer, tablet of smartphone.

Plaatsing van cookies, anders dan functionele of anonieme analytische cookies, vindt alleen plaats na toestemming door middel van een actieve handeling door jou als bezoeker. Je kunt je instellingen op ieder moment wijzigen via onze website.

Lees meer over hoe wij cookies gebruiken in onze cookieverklaring.

Bewaartermijn

In dit privacybeleid is zoveel als mogelijk aangegeven wat de bewaartermijn van persoonsgegevens is. Als niet een expliciete bewaartermijn is opgenomen, dan bewaart Psychologen Amsterdam de persoonsgegevens niet langer dan nodig voor de doeleinden waarvoor de persoonsgegevens zijn verzameld en verwerkt.

Beveiliging

Psychologen Amsterdam heeft passende technische en organisatorische maatregelen getroffen om de persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies of onrechtmatige verwerking. Voor wat betreft de organisatorische beveiliging is van belang om te vermelden dat medewerkers van Psychologen Amsterdam zich dienen te houden aan een gegevensbeschermingsbeleid.

Verwerkers en andere derden

Persoonsgegevens kunnen in opdracht van Psychologen Amsterdam worden verwerkt door zogenoemde verwerkers en subverwerkers. Denk aan het hostingbedrijf dat de website van Psychologen Amsterdam host, maar ook de volgende verwerkers:

• Telasoft (verwerken data van dossiers);
• Google (voor analyse van website bezoek);
• Voys (voor direct telefonisch contact via de website);
• Zorgdomein (ontvangen en verwerken van verwijzingen van de huisarts);
• Zorgmail (beveiligd e-mailen met zorgverleners).

De verwerkers en subverwerkers handelen onder verantwoordelijkheid van Psychologen Amsterdam en mogen geen eigen verwerkingen uitvoeren op de persoonsgegevens. De persoonsgegevens worden (tenzij anders aangegeven in dit privacybeleid) niet verstrekt aan derden, tenzij Psychologen Amsterdam daartoe verplicht is op basis van de wet of een rechterlijke uitspraak.

Jouw privacyrechten

Op basis van de AVG heb je een aantal rechten. Zo heb je het recht om Psychologen Amsterdam te verzoeken om inzage (artikel 15 AVG) van en rectificatie (artikel 16 AVG) of wissing van jouw persoonsgegevens (artikel 17 AVG). Ook heb je het recht om Psychologen Amsterdam te verzoeken om beperking van de verwerking van persoonsgegevens (artikel 18 AVG). Onder bepaalde omstandigheden heb je ook het recht op overdraagbaarheid van gegevens (artikel 20 AVG) en het recht van bezwaar (artikel 21 AVG).

Op de website van de Autoriteit Persoonsgegevens is meer informatie te vinden over wanneer het mogelijk is één of meer van deze rechten uit te oefenen. Dat is namelijk niet altijd het geval. Voor meer informatie wordt verwezen naar de site van de Autoriteit Persoonsgegevens.

Als je één of meer van de genoemde rechten gebruik wilt maken, dan kun je contact met Psychologen Amsterdam opnemen via de hierboven genoemde contactmogelijkheden. Los van bovenstaande rechten, heb je altijd het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Dat kan via de volgende link: klik hier.

Specifiek op basis van de Wet op de geneeskundige behandelingsovereenkomst (WGBO) kun je verzoeken om vernietiging van het dossier. In principe 3 maanden na de aanvraag dient in dat geval het dossier vernietigd te worden. Hier kan enkel van worden afgeweken als de wet bepaalt dat (delen van) het dossier bewaard moeten blijven of als iemand anders dan jijzelf een groot belang heeft bij behoud van (delen van) het dossier.

Wijzigingen en afrondende opmerkingen

Deze privacyverklaring kan worden gewijzigd, doordat nieuwe verwerkingen plaatsvinden of verwerkingen anders worden ingericht. Het is daarom raadzaam om regelmatig deze privacyverklaring te raadplegen. Op deze pagina heeft Psychologen Amsterdam beschreven hoe Psychologen Amsterdam omgaat met de verwerking van persoonsgegevens en op welke wijze Psychologen Amsterdam de AVG binnen haar organisatie heeft geïmplementeerd. Mocht je hierover nog vragen hebben, dan verneemt Psychologen Amsterdam dat graag.

Deze pagina is voor het laatst gewijzigd op 8 november 2022.